免費的工作流程與時間管理系統

用免費的試算表工具來建立工作流程與時間管理

 

擁有穩定、可靠的時間管理系統,是所有上班族和自營業者不可或缺的工具。畢竟當天的行程和任務若沒有詳加紀錄,不但會忘記自己做了什麼事情,甚至忘了接下來該處理的重要事務。

 

 

但使用筆記軟體或待辦清單來紀錄,常會導致這些任務過度零碎、難以統整。對於這個問題,其實我們不必購買什麼時間管理課程或筆記軟體來整理自己的工作流程,因為真正能『讓人生井然有序』的不是軟體,而是靠自己的習慣養成。

 

最好的方法,還是分析自己實際的需求,打造屬於自己的時間管理系統,才能成為數位時代的高效生產者。否則購買在多的課程和軟體,終究只會淪為帳單上的一則『曾經努力過卻落得一事無成』的購物證明。

 

 

時間管理的工具軟體

其實微軟的 Excel 試算表、免費的 LibreOffice Calc 和線上的 Google 試算表都是很好的軟體,且除了萬惡的微軟之外,這些工具都是免費的。

 

其中,流浪貓推薦用 LibreOffice Calc 來設計屬於自己的任務管理系統。除了它免費之外,也因 .ods 是開放格式的關係,讓你不會被特定公司或軟體綁架,也不用擔心未來用其他軟體開啟時格式跑掉,更不用煩惱網路斷線的問題。

 

 

時間管理格式範例

講了這麼多,那到底要如何將繁雜的任務分門別類進行管理呢?一般來說我會將每天的例行公事獨立成一欄,例如當日工作項目、打卡紀錄;兩三天會用上一次的行政類型任務則統整為行政欄,使用時在內填上類型,例如『用印、請購、驗收單』等。翠維尼

 

用免費的試算表工具來建立工作流程與時間管理


時間管理系統雖然是非常個人化的產物,但在設計與用詞方面,還是建議採精簡與通用的詞彙,避免用一堆符號和縮寫導致未來連自己也看不懂。

 

而在執行進度方面,可以用時間和顏色來區別任務的進度。例如『加班申請』我會在格子內填上申請的日期,將背景改為黃色代表該事項正在處理、綠色則表示該件已經核單、紅色代表被駁回。

 

備註欄則是紀錄當天私人的重大任務進展,例如面對某項難題構想出的工作流程或學到某項技能。

 

 

 

 

結語

雖然手動製作個人的任務管理系統不是什麼驚天動地的創見,但你會很驚訝用免費的軟體居然能達到這樣的效果。畢竟重點不在於軟體的價格或複雜度,而是在於你的使用方式。

 

不過軟體只是輔助,若要讓時間管理系統發揮更上一層樓的功效,可以搭配 GTD (Get things Done) 強化現有的生產管理系統。

 

任務與工作安排不複雜,大家一起來成為時間管理大師吧!

 

 

 

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